浅谈数据透视在金融审计中的应用-数据审计方法-湖湘审计-审计学习分享

金融审计作为国家审计的重要组成部分，在促进国家民主与法制的建设、发挥国家审计“免疫系统”警示、积极完善推动国家治理方面起着不可或缺的作用。金融审计分析在金融审计过程中则一直是提纲挈领、总揽全局的重要部分，能够有效帮助审计人员掌握被审计金融机构总体情况、确定审计实施方向和发现审计疑点。
一、金融审计分析的工具选择从多年政府金融审计现状来看，金融审计分析工具选择呈现出专业性、多样性和高复杂性的特点，如审计署自行开发的AO平台（现场审计实施系统）、专业统计分析软件（如：SPSS、SAS、SYSTAT等）、商用数据库（如：Oracle、SQL Server等）、商业智能系统等，而与此相关的技术则有数据仓库、OLAP（联机分析处理）、数据挖掘等。
上述金融审计分析工具的分析功能强大，技术复杂，应用实施的条件要求高且对审计人员的基本技能要求也高，不经过培训较难掌握使用。而本文中所提出的数据透视则是一种轻量型、桌面型的分析方式，可直接通过MS Excel、WPS表格等专业表格类处理软件使用，有界面友好、结果显示直观、无需培训短时间内即可熟练掌握等优点，经过本文作者多年应用于金融审计分析且成效显著。
二、数据透视简介数据透视最初的应用来自于微软公司的Excel，目前金山公司的WPS表格也集成了数据透视功能。数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件或OLAP多维数据集中特殊字段中总结信息的分析工具[1]。数据透视实质为一种交叉表分析技术，将多维数据结构中的可用维度集合中选择维度以在交叉表格式结构的行和列中显示，是多维数据分析的一种图表直观化应用；如果在数据库中应用类似数据透视的功能则要编写类似Pivot Table语句，对审计人员要求高且结果显示和调整不如数据透视直观。
以微软公司的Excel2003为例，一个基本的数据透视表结构包含行字段、列字段、数据项和页字段四大部分，每一部分都是由Excel表格中的一列组成，将列中的数据内容直观显示。基本数据透视表如图1所示：

图1 基本数据透视表
三、数据透视应用于金融审计数据透视主要功能在于多维交叉表分析，在金融审计中主要可对于已获取数据的总体分析、转化为数据透视图后又可对所列项目进行重要性水平分析。具体来说数据透视可用于对商业银行的贷款质量分析、贷款产品分地区和行业分布情况、给定条件下延伸选点分析等所有审计人员根据现有数据状况提出的分析思路，总的宗旨就是根据现有的数据和审计思路设计数据透视表汇总分析所示结果。在目前的金融审计分析中，本文作者总结出使用数据透视可按以下几个步骤进行：
（一）数据规范化和数据清洗
数据透视对于待分析的Excel表数据质量比较高，尤其是需纳入数据透视表四大部分的列字段数据质量，必须规范统一，否则将直接影响到数据透视分类的准确性和汇总计算的准确性。需规范的内容包括：
1、格式统一，同一字段的内容必须规范为同一格式。如：时间类型字段有用“20120304”“2012-8-25”及其它的必须规范为同一格式；
2、内容统一，同一字段的相同内容的必须规范为统一描述。如：“省份”字段表示为“湖南”、“湖南省”等同一内容的必须规范为同一描述，表格中的前缀、后缀、空格及各类专有字符必须同一；
3、表头规范处理，表头列名不可有重复，不可有合并单元格，有合并单元格的必须根据字段内容细化拆分；
4、离散化列处理，需进行离散化分析的提前派生离散化列。如：通过判断字段“贷款时限”为半年、1年、2年、5年……的通过Excel公式派生离散化列“贷款期限”为“短期贷款”、“中期贷款”和“长期贷款”；
5、空值处理和删除重复记录等。
上述数据规范化和数据清洗要求只是数据透视的一般性要求，有需要特殊汇总计算的还需根据数据透视四大部分的列字段进行额外处理，数据规范和清洗的具体方法不在本文中详述。
（二）根据已有数据和审计思路设计数据透视表
在充分做好准备工作后，就可根据已有的数据特点和审计思路设计数据透视表，该过程是在金融审计分析中运用数据透视的核心。现以一个数据量较小的表试举金融审计分析中常用的贷款五级分类趋势分析发现某分行某类贷款产品风险分类波动的线索过程，该过程中根据中间分析结果连续两次使用数据透视表，两次数据透视图。
1、案例一：贷款五级分类趋势分析
取某银行某年按月汇总的贷款质量五级分类余额数据表。五级分类余额表如表1所示：

表1 五级分类余额表
根据数据透视向导建立基本数据透视表，全选数据五级分类余额表点击菜单“数据”,从下拉列表点击“数据透视表”

之后出现

点击“完成”就出现图1所示基本数据透视表
将基本数据表中的“数据透视表字段列表”中的“时间”字段拖入数据透视表行字段区域，将“贷款五级分类”字段拖入列字段区域，将“一级机构名称”字段拖入页字段区域，将“余额”字段拖入数据项区域，并将数据项区域“汇总方式”设置为“求和”。设计好的贷款五级分类趋势数据透视表，如表2所示。

表2 贷款五级分类趋势数据透视表
将贷款五级分类趋势数据透视表转换为贷款五级分类趋势数据透视图可更为直观地看出该行自2011年末至2012年4月间各形态贷款的趋势变化情况，如图2所示：

图2 贷款五级分类趋势数据透视图
（三）根据数据透视初步结果转换维度深入分析
从图2可直观看出该行关注类贷款从2011年末至2012年4月呈现明显的季度末/年末速降，季度前两月猛增的规律性；根据这一明显特征，作者转变思路重点分析关注类贷款在各分支机构余额变化的情况，因此重新设计数据透视表，将“一级机构名称”字段拖入数据透视表行字段区域，将“时间”字段拖入列字段区域，将“贷款五级分类”字段拖入页字段区域，将“余额”字段拖入数据项区域，设置数据项区域“汇总方式”设置为“求和”，新的贷款五级分类机构分布数据透视表形成，如表3所示：

表3 贷款五级分类机构分布数据透视表
作者将页字段中的“贷款五级分类”下拉框中选择“关注”，点击确定形成所需的关注类贷款机构分布数据透视表，如表4所示：

表4 关注类贷款机构分布数据透视表
将关注类贷款机构分布数据透视表转换为关注类贷款机构分布数据透视图，如图3所示

图3 关注类贷款机构分布数据透视图
从表4和图3均可很直观地分析出某省分行某贷款产品的关注类贷款从2011年末至2012年4月间变动异常。作者根据此异常变动向某省分行了解变动的原因并延伸审计至该行从而发现一暂未暴露的行业性风险正向银行风险转移的趋势，作者为此撰写信息一份，同时向银行进行风险提示。
四、数据透视在审计中的广泛应用
数据透视是一种能够快速掌握、功能强大、结果直观的分析工具。随着被审计单位信息化程度的提高，金融分析在金融审计中的所占比重也将不断提高，数据透视可作为专业金融分析工具的有效补充帮助审计人员更快速和简便地实现审计分析思路。
数据透视不仅有强大的分析功能，同时还具有操作灵活、方便调整的特点，可快速制作复杂型报表，由此也适用于需经常上报表格的审计项目，作者在2011年地方政府债务审计中就成功应用其便利的报表功能。（彭展）